Rechtliche und technische Aspekte der elektronischen Personalakte

Die elektronische Führung der Personalakte wirft anspruchsvolle rechtliche und technische Fragen auf. Es muss der rechtliche Rahmen geschaffen werden. Insbesondere muss sichergestellt werden, dass die elektronische Akte die Anforderungen an eine Personalakte in gleicher Weise erfüllt wie eine Papierakte.

Rechtssicheres Scannen

Beim Übergang von der Papierakte zur Personalakte müssen bisher in Papierform geführte Urkunden in elektronische Dokumente umgewandelt werden. Dabei muss sichergestellt werden, dass das elektronische Dokument der Urkunde genau entspricht und dies langfristig nachgewiesen werden kann. Dies soll beim sog. »rechtssicheren Scannen« durch anspruchsvolle technische und organisatorische Maßnahmen gesichert werden.

Beweissicherheit

Die Personalakte soll zuverlässig Auskunft geben über die Verhältnisse des Beschäftigten. Die in der Personalakte enthaltenen Unterlagen, etwa Urkunden über relevante Vorgänge (Ernennungen, Qualifikation, persönliche Verhältnisse) müssen auch in Verwaltungs- und Gerichtsverfahren als Beweismittel geeignet sein.

Datenschutz

Bei der elektronischen Personalakte müssen die Anforderungen des Datenschutzes gewährleistet werden. Insbesondere muss sichergestellt werden, dass die Daten nicht Unbefugten zugänglich gemacht werden.

Einführung der elektronischen Personalakte

Die Staatskanzlei des Saarlandes plant, für die Einführung der elektronischen Personalakte die rechtlichen und organisatorischen Voraussetzungen zu schaffen. Dies impliziert die Notwendigkeit, schwierige rechtliche und technische Fragen zu bearbeiten. Daher wollen die Staatskanzlei und das Institut für Rechtsinformatik diese Aspekte in einem gemeinsamen Projekt bearbeiten.